Oggi parliamo di workflow aziendali (o flussi di lavoro): cosa sono? Perché sono importanti all’interno di un contesto lavorativo?
E soprattutto cosa significa automatizzare i workflow aziendali?
Per affrontare al meglio il tema partiamo dai processi di business (o business process).
Questa espressione indica l’insieme delle attività, correlate fra loro e svolte dai collaboratori di un’azienda, finalizzate a trasformare le risorse iniziali in un prodotto finale.
I processi di business aziendali sono quindi fondamentali per lo svolgimento dell’attività lavorativa, ma a volte espongono inconsapevolmente l’azienda a rischi e problemi. Questo si verifica in particolar modo quando questi processi vengono eseguiti manualmente perché potrebbero:
- creare colli di bottiglia
- richiedere più tempo del necessario
- dare origine a incomprensioni ed errori
Questi senza dubbio sono costi nascosti causati dallo svolgimento manuale di processi e operazioni che in realtà potrebbero essere automatizzati e digitalizzati.
Cosa sono i workflow aziendali?
Con l’espressione workflow aziendali, o con il suo corrispettivo italiano flussi di lavoro, si intende la gestione dei processi di business attraverso l’utilizzo di modelli e task che devono essere svolti per completare il lavoro e per raggiungere gli obiettivi.
Automatizzare i flussi di lavoro significa digitalizzare e rendere automatici, laddove possibile, i processi necessari allo svolgimento dell’attività lavorativa con l’obiettivo di ridurre i lavori manuali che devono essere svolti dai dipendenti.
I worfkflow che possono essere automatizzati sono numerosi e vengono selezionati in funzione delle esigenze e delle peculiarità dell’azienda coinvolta.
Tra le attività aziendali maggiormente soggette all’automazione troviamo:
- Compilazione, modifica o archiviazione di documenti con una struttura definita e coerente
- Revisione e approvazione delle modifiche apportate ai documenti
- Segnalazioni e notifiche ai responsabili di un ufficio quando un dipendente apporta delle modifiche a un documento
- Elaborazione della contabilità o di altre operazioni amministrative
- Conservazione e archiviazione dei documenti
- Creazione di report
Come può aiutarti M-Files?
Vediamo ora come M-Files, il software ideale per la gestione e la digitalizzazione dei documenti, può essere utilizzato per impostare i workflow automatici.
In primo luogo, M-Files assicura che i documenti siano sempre indirizzati alla persona di competenza sia quando vengono creati sia quando vengono modificati o aggiornati.
Poniamo l’esempio di un documento che prima di poter essere inviato al cliente necessita l’approvazione di dieci figure aziendali diverse. Con l’automazione dei workflow aziendali il dipendente che ha creato il documento non dovrà più perdere tempo a contattare le dieci persone coinvolte per ottenere l’approvazione; al contrario i dieci responsabili riceveranno in modo istantaneo la notifica che segnala la creazione del documento per il quale è necessaria l’approvazione. Una volta approvato, il documento continuerà a “viaggiare” nel flusso di lavoro impostato.
In secondo luogo, M-Files permette di creare workflow automatici finalizzati a monitorare e analizzare i processi di business aziendali attuali. Grazie a report e dashboard i responsabili possono comprendere nel dettaglio tutte le fasi di un determinato processo aziendale con l’obiettivo di eliminare i colli di bottiglia, che costano tempo e denaro, e di migliorare in modo significativo l’iter.
In terzo luogo, l’automazione dei flussi di lavoro agevola la comunicazione tra i dipendenti di un’azienda incentivandone, di conseguenza, la collaborazione.
Grazie a strumenti di comunicazione integrati, con M-Files condividere un documento o altri dati relativi a un progetto con un collega è semplicissimo. E la facilità di condivisione dei dati può incentivare la collaborazione tra dipendenti e collaboratori.
In conclusione, l’automazione dei flussi di lavoro è una vera e propria opportunità per le aziende.
Permette di ottimizzare i processi dei vari reparti in modo da:
- Ridurre al minimo l’errore umano
- Eliminare i colli di bottiglia, che costano tempo e denaro
- Incrementare la produttività
- Migliorare la qualità del lavoro svolto
- Migliorare la trasparenza sia interna che esterna
