DESCRIZIONE

M-Files: il software per la gestione documentale

M-Files è il software per la gestione documentale aziendale multilingua e multipiattaforma pensato per mettere in sicurezza le informazioni aziendali e per migliorare l’interazione tra i vari settori dell’azienda.

È una soluzione ECM (Enterprise Content Management) che permette di acquisire, archiviare, organizzare, automatizzare e analizzare il contenuto di business strutturando sia i dati nuovi sia quelli esistenti.

M-Files può essere integrato con qualsiasi sistema informativo aziendale (gestionale, CRM, ERP) e può essere integrato con i più comuni strumenti di Office Automation.

CARATTERISTICHE

Le caratteristiche di M-Files

  • consegna

    Interfaccia facile da usare

    M-Files si integra con Windows: un’interfaccia familiare a tutti. Utilizza un’unica interfaccia indipendentemente dal dispositivo in uso: è accessibile via web da qualunque browser e può essere utilizzato anche su smartphone e tablet (iOS e Android). È facile da usare: grazie alla tecnica drag and drop è possibile trascinare qualunque tipo di file da e verso M-Files.

  • folder

    Controllo totale dei documenti

    M-Files estrae e archivia i documenti eliminando tutti i problemi legati alle modifiche simultanee. Attribuisce ai documenti nomi e numeri progressivi, registra un log per ogni modifica apportata a un documento indicando il nome utente, l’ora, la data ed eventuali commenti. Fornisce la versione più aggiornata di un documento preservando in modo automatico le versioni precedenti.

  • orologio

    Risparmio di tempo

    Grazie alla ricerca immediata e alle viste dinamiche di M-Files è possibile trovare la versione corretta e aggiornata di un documento in pochissimo di tempo. Ritrova tutte le fonti aziendali a partire dalle lettere o parole inserite nel box di ricerca. Quindi non è più importante sapere dove si trova un documento, ma è importante sapere cosa si sta cercando.

  • mondo

    Indipendenza dal luogo di lavoro

    Con M-Files è possibile accedere alle informazioni in qualunque momento e in qualunque luogo. È veloce anche su connessioni remote e permette di creare, modificare, archiviare e consultare documenti anche in modalità offline grazie a un sistema di sincronizzazione automatica. Inoltre, la funzione di replica velocizza la gestione dei documenti in ambienti geograficamente remoti.

  • integrazione

    Integrazioni

    M-Files si integra con tutte le applicazioni Windows, comprese le applicazioni Office, CAD, gestionali di magazzini e produzione e permette agli utenti di accedere agli archivi con comandi standard. Inoltre, supporta tutti i formati di file come i documenti di Word, i fogli di calcolo Excel, i file PDF, le immagini e via dicendo.

  • collaborazione-1

    Collaborazione

    M-Files permette a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file senza duplicare il contenuto. Inoltre, consente di condividere i contenuti con colleghi e collaboratori in modo agile e snello. Quando un documento viene modificato, agli utenti coinvolti viene segnalata la modifica tramite notifiche via e-mail.

  • data

    Strutture dati personalizzabili

    Il software fornisce le più avanzate funzionalità di strutturazione dei metadati che comprendono liste multi-selezione e campi filtrati, permette di impostare configurazioni di ricerca per ottenere risultati specifici e memorizza tra i preferiti i risultati più cercati. Inoltre, grazie ai tag si possono personalizzare i documenti per ricercarli con facilità.

  • database

    Connessione a sistemi di terze parti

    Con M-Files è possibile definire dei collegamenti attivi con database esterni come CRM, ERP e software gestionali, consente di caricare i documenti cartacei scannerizzati da qualunque scanner o dispositivo multifunzione e permette di importare e-mail direttamente dai server di posta.

  • conservazione_digitale

    Sicurezza

    M-Files permette di impostare autorizzazioni e permessi specifici per ridurre al minimo il rischio di errori e offre la possibilità di nascondere i documenti sensibili mantenendo tutti i contenuti aziendali in un unico archivio. Inoltre, pianifica in modo automatico il backup dei dati.

  • installazione-1

    Installazione semplice

    L’installazione e l’implementazione di M-Files sono operazioni semplici che non richiedono alcun tipo di preparazione dei documenti. Per inserire un file su M-Files è sufficiente trascinarlo all’interno del software.

CASI D'USO

Esempi di impiego di M-Files

Con M-Files puoi gestire e organizzare svariati flussi documentali all’interno di diversi settori. Con M-Files diventa possibile gestire documenti relativi a:

  • active-info

    Contratti

    Gestione e archiviazione digitale dei contratti

  • active-info

    Ricevute

    Gestione e conservazione ricevute

  • active-info

    Note spese

    Gestione documentale delle note spese

  • active-info

    Documenti di qualifica fornitore

    Gestione documenti di qualifica dei fornitori

  • active-info

    Contenuti di diversi formati

    Documenti paginati, fogli di calcolo ecc…

  • active-info

    Immobili aziendali

    Gestione patrimonio immobiliare aziendale

  • active-info

    Documenti dei dipendenti

    Gestione e conservazione di cedolini paga, CU ecc…

  • active-info

    Reclami e non conformità

    Gestione dei reclami cliente relativi a servizi o prodotti

PUNTI DI FORZA

I punti di forza di M-Files

In conclusione, M-Files rappresenta soluzione particolarmente interessante per le aziende che hanno necessità di digitalizzare i propri processi aziendali e flussi documentali, perché:

M-Files
  • active-info

    Semplice

    É facile da usare

  • active-info

    User friendly

    Ha un’interfaccia familiare a qualunque utente

  • active-info

    Controllo

    Permette di controllare totalmente i documenti

  • active-info

    Risparmio tempo

    Permette di risparmiare tempo

  • active-info

    Ricerca veloce

    Consente di ricercare in modo immediato i documenti

  • active-info

    Collaborativo

    Incentiva la collaborazione tra dipendenti

  • active-info

    Sicuro

    Assicura una maggiore sicurezza

  • active-info

    Accessibile

    Rende gli utenti indipendenti dal luogo di lavoro