La posta elettronica certificata è uno strumento fondamentale per la comunicazione tra imprese, privati e professionisti e ha valore legale pari alla raccomandata con ricevuta di ritorno.
Per questo motivo la PEC viene spesso definita “raccomandata digitale”.
Esattamente come la raccomandata tradizionale la PEC garantisce l’avvenuta consegna del messaggio e l’avvenuta ricezione da parte del destinatario.
In Italia dal 1° ottobre 2020 la PEC è obbligatoria per tutte le imprese. Professionisti, società, ditte individuali e pubbliche amministrazioni devono essere dotati di almeno una casella di posta elettronica certificata dichiarata al Registro delle Imprese.
I vantaggi della PEC
Se da un lato non ci sono differenze tra la PEC e la raccomandata tradizionale perché entrambe garantiscono l’avvenuta consegna e l’avvenuta ricezione del contenuto, dall’altro ci sono delle differenze che rendono la PEC:
- Più semplice: la modalità di accesso alla posta elettronica certificata è pari a quella della posta elettronica tradizionale. Si può infatti accedere sia tramite un client di posta sia via web attraverso la webmail.
- Più comoda: rispetto alla raccomandata tradizionale un messaggio PEC può essere scritto e letto in qualsiasi momento attraverso l’utilizzo di dispositivi mobili come tablet o smartphone.
- Più conveniente: la posta elettronica certificata, rispetto agli strumenti tradizionali come il fax o la raccomandata con ricevuta di ritorno permette di abbattere i costi e di risparmiare tempo. Inoltre, per avere una casella di posta elettronica certificata è necessario pagare un canone annuale: il costo quindi è fisso, indipendentemente dall’utilizzo.
Dove è valida la PEC?
La PEC al momento presenta però un limite: può essere utilizzata solo entro i confini nazionali.
La PEC, in qualità di valida alternativa alla raccomandata digitale, è soggetta infatti a un regolamento specifico valido solo in Italia.
Le cose però stanno cambiando. La posta elettronica certificata è pronta a superare i confini del nostro Paese e a sbarcare in Europa in modo da offrire i benefici e i vantaggi a tutti i cittadini europei.
Sarà così possibile inviare comunicazioni certificate ad aziende, enti professionali e imprese europee utilizzando il proprio indirizzo PEC e mantenendo il valore legale del messaggio.
L’ampliamento dell’utilizzo della posta elettronica certificata oltre i limiti nazionali porterà con sé una serie di vantaggi affrontanti nell’incontro che ha coinvolto Agid, Agenzia per l’Italia Digitale, e AssoCertificatori, Associazione dei certificatori di firma digitale.
Senza dubbio il primo vantaggio riguarda l’interoperabilità europea ossia la possibilità di permettere, attraverso l’istituzione di procedure unificanti, l’interscambio e l’interazione comunicativa attraverso il mezzo PEC.
In secondo luogo, tutti i possessori di un indirizzo PEC avranno la possibilità di inviare comunicazioni assicurandosi l’integrità del contenuto e l’opponibilità a terzi della data/ora di invio.
Inoltre, la PEC garantisce l’identificazione dei mittenti e dei destinatari e la certificazione dell’invio e della ricezione del messaggio.
Quest’ultimo è un aspetto critico soprattutto per tutte le situazioni in cui l’adesione o la partecipazione a un progetto è soggetta a scadenze o tempistiche ben definite.
In questa casistica rientrano i concorsi, le gare d’appalto e i bandi.
Nel percorso di definizione dei criteri e degli standard di utilizzo l’Italia gioca un ruolo da protagonista grazie all’esperienza che ha acquisito negli anni e grazie ai dati che testimoniano un utilizzo positivo della posta elettronica certificata.
Entro il 2022 in Italia le caselle PEC attive raggiungeranno i 15 milioni e si invieranno circa 3 miliardi di messaggi PEC.
