DESCRIZIONE

Gestionale PEC Pecorganizer: software per la gestione PEC

Un software gestionale PEC è un software pensato e sviluppato per la gestione della PEC, acronimo di posta elettronica certificata

A partire dal 1° ottobre 2020 aziende, ditte individuali, liberi professionisti e enti della Pubblica Amministrazione hanno infatti l’obbligo di disporre di almeno una casella di posta elettronica certificata con cui inviare e ricevere comunicazioni con datacerta e valore legale.

In molte realtà la quantità considerevole di indirizzi PEC attivi, i flussi notevoli di messaggi di posta elettronica certificata inviati e ricevuti ogni giorno e il numero elevato di utenti che abitualmente accedono alle caselle PEC hanno fatto sorgere l’esigenza di adottare un software per gestione delle PEC aziendali.

I messaggi PEC hanno peculiarità specifiche che li differenziano dai messaggi tradizionali di posta elettronica ordinaria e devono essere gestiti con molta attenzione e nel rispetto delle tempistiche. Per questo motivo gestire i flussi PEC aziendali senza l’aiuto di un software adeguato è un’attività che non solo può rivelarsi complessa, ma può anche portare a errori, confusioni e perdite economiche.

PecOrganizer è il software ideale per mettere al sicuro le caselle PEC aziendali e gestirle con semplicità, riducendo al minimo il rischio di errori, perdite economiche e di documentazione.

Semplice ed intuitivo da utilizzare, PecOrganizer permette di aprire facilmente i messaggi PEC, metterli al sicuro in un archivio unico e centralizzato, contrassegnare lo stato di lavoro con apposite icone e smistarli automaticamente alla persona di competenza assicurando così la presa in carico del messaggio.

PROBLEMATICHE

I problemi più riscontrati nella gestione della PEC

In assenza di un software gestionale della PEC, i problemi riscontrati con più frequenza da dipendenti, collaboratori e figure apicali sono:

Utilizzando la webmail del provider o i tradizionali client di posta non si ha la possibilità di tracciare e monitorare le operazioni compiute dagli utenti all’interno delle caselle PEC. Di conseguenza, non si può risalire al “chi ha fatto cosa”, non si può sapere quando un messaggio è stato letto, da chi e soprattutto quale esito ha avuto la lettura. Inoltre, la mancanza di controllo rende difficile la presa in carico di un messaggio PEC: può capitare che due colleghi prendano in carico contemporaneamente la stessa comunicazione senza saperlo o al contrario si rischia che un messaggio venga trascurato.

In diverse realtà non tutti gli utenti sono abilitati alla gestione PEC, ma solo alcuni. Questi ultimi, di conseguenza, hanno il compito una volta letto il messaggio di inoltrarlo alla persona di competenza che dovrà prenderlo in carico e gestirlo. In caso di errore di assegnazione sarà quest’ultimo a inoltrarlo a sua volta al collega che dovrà valutare se prendere o meno in carico il messaggio. La mancanza di un flusso automatizzato per la gestione PEC crea confusione e colli di bottiglia, causa perdite di tempo, moltiplica il rischio che una comunicazione venga trascurata o dimenticata nel corso della catena di inoltri.

Indipendentemente dal provider scelto lo spazio di archiviazione a disposizione è sempre limitato. Quando una casella PEC si satura non è in grado né di ricevere né di inviare nuovi messaggi ed è sempre compito del titolare, ossia l’azienda, garantirne l’operatività. Per far sì che le caselle siano sempre attive e lo spazio sia disponibile i dipendenti spesso procedono con la cancellazione dei messaggi PEC. Questa operazione è molto pericolosa perché in caso di necessità i messaggi non saranno più recuperabili. Accanto alla cancellazione volontaria finalizzata a liberare lo spazio dalla webmail, si affianca la cancellazione involontaria o per errore. Anche in questo caso i messaggi PEC non saranno più recuperabili.

Quando più utenti accedono alle stesse cartelle il rischio di creare errori o confusione è molto alto. In alcuni casi due o più utenti possono prendere in carico lo stesso messaggio senza saperlo, in altri invece un messaggio rischia di non essere preso in carico perché risulta “già letto”. I client di posta infatti evidenziano in grassetto la mail che devono ancora essere lette, ma non appena un messaggio viene visualizzato la sua evidenziazione scompare. Inoltre, quando più utenti accedono alla stessa casella utilizzando un tradizionale client di posta tutti hanno la possibilità di visualizzare i messaggi in entrata, a differenza dei messaggi in uscita che vengono visualizzati solo da chi li invia.

Ogni messaggio PEC inviato genera due messaggi, uno di avvenuta accettazione e uno di avvenuta consegna, che confermano al mittente la buona riuscita dell’invio. In mancanza di un gestionale PEC la riconciliazione delle due ricevute al corrispettivo messaggio PEC inviato deve essere svolta manualmente. Questa operazione richiede molta precisione e soprattutto molto tempo all’utente che deve occuparsene.

Scopri cosa possiamo fare per la tua azienda!

SOLUZIONE

PecOrganizer

PecOrganizer aiuta le imprese, gli studi professionali e gli enti della pubblica amministrazione a risolvere i problemi riscontrati, a mettere in sicurezza i flussi PEC aziendali e a ridurre il rischio di errori.

In particolare, il gestionale PEC PecOrganizer consente di:

Gestire caselle email

PecOrganizer aiuta a gestire in modo integrato e in un unico ambiente di lavoro tutte le caselle PEC aziendali, indipendentemente dal provider scelto. Con la gestione multi-account e multi-provider è possibile configurare su PecOrganizer qualsiasi casella di posta elettronica certificata. Semplifica il flusso di lavoro degli utenti e assicura che la gestione di tutti i messaggi venga portata a termine nel modo più sicuro ed efficiente possibile.

PecOrganizer
  • pec-organizer

    Autorizzazioni

    Attribuire a ogni utente autorizzazioni e diritti specifici

  • pec-organizer

    Smistamento

    Smistare i messaggi PEC all’ufficio o alla persona di competenza

  • pec-organizer

    Presa in carico

    Assicurare la presa in carico del messaggio grazie alla funzione “letto certo consapevole”

  • pec-organizer

    Regole automatiche

    Impostare regole automatiche per facilitare le operazioni di smistamento

  • pec-organizer

    Invio multiplo

    Inviare uno stesso messaggio PEC a più destinatari contemporaneamente in poche e semplici mosse

Mettere in sicurezza le PEC

PecOrganizer assicura elevate garanzie di sicurezza e di protezione delle caselle e dei flussi PEC aziendali. Il nostro gestionale PEC aiuta ad operare in modo sicuro nel rispetto delle normative in termini di privacy e ad ottimizzare l’iter di lavoro del personale aziendale.

gestionale pec organizer
  • pec-organizer

    Credenziali univoche

    Attribuire a ogni utente credenziali di accesso univoche e personali

  • pec-organizer

    Tracciamento

    Tracciare e controllare le operazioni e le attività svolte dagli utenti all’interno delle caselle

  • pec-organizer

    Controllo presa in carico

    Controllare la presa in carico dei messaggi

  • pec-organizer

    Recupero messaggi

    Evitare le cancellazioni dei messaggi da parte degli utenti e recuperare eventuali messaggi cancellati erroneamente

  • pec-organizer

    Impostazione cancellazione automatica email

    Cancellare automaticamente i messaggi dalla webmail ad una frequenza stabilita, per evitare la saturazione dello spazio e garantire l’operatività delle caselle

Archiviare i messaggi PEC

PecOrganizer, grazie a un sistema di archiviazione centralizzata e sempre accessibile, risolve il problema dello spazio sollevando gli utenti dall’obbligo di effettuare salvataggi in locale.

archiviazione messaggi pec
  • pec-organizer

    Archiviazione automatica

    Archiviare in modo automatico e centralizzato i messaggi PEC

  • pec-organizer

    Archiviazione in caselle dedicate

    Archiviare i messaggi PEC ricevuti in cartelle dedicate

  • pec-organizer

    Avvenuta accettazione e consegna

    Riconciliare in modo automatico i messaggi di avvenuta accettazione e consegna

  • pec-organizer

    Cancellazione da webmail

    Cancellare i messaggi PEC dalla webmail mantenendoli disponibili sul file system

  • pec-organizer

    Ricerca facilitata dei messaggi

    Cercare e trovare facilmente i messaggi grazie all’utilizzo di tag, categorie e strumenti di ricerca avanzata