Deposito e gestione archivi cartacei

DESCRIZIONE

Proteggiamo i vostri documenti
e li gestiamo per voi in sicurezza

La gestione dell’archivio cartaceo è un’attività ancora oggi fondamentale in qualsiasi realtà: azienda, studio professionale, comune, ente pubblico.

Nonostante la rapida diffusione dei documenti in formato elettronico, la carta è infatti ancora oggi molto presente ed usata in tutti gli uffici, con tutte le conseguenze del caso. Raccogliere i documenti in dossier o faldoni, radunarli in locali suddividendoli per ogni ufficio e argomento e custodirli nel tempo sono compiti onerosi e spesso anche fastidiosi.

Spesso poi si hanno a disposizione solo locali di recupero (stanze, cantine, garage) e accedere a questi locali per svolgere le ricerche non è mai semplice e rapido. E se alla base non c’è una logica lungimirante di gestione dell’archivio cartaceo, trovare un documento può risultare un’impresa impossibile.

PROBLEMATICHE

Gestione archivi cartacei:
problemi frequenti

Imprese, comuni ed enti pubblici che archiviano e gestiscono all’interno dei propri uffici l’intero patrimonio documentale, riscontrano con frequenza i seguenti problemi che si risolvono affidando all’esterno la gestione del proprio patrimonio documentale.

Mancanza di spazio

Il problema riscontrato con più frequenza è legato allo spazio necessario per una corretta gestione dell’archivio cartaceo. Anche se il formato elettronico si sta diffondendo con rapidità, la carta è infatti ancora presente in molti uffici e il lavoro quotidiano fa sì che il volume di documenti aumenti con rapidità. Per questo motivo imprese e comuni devono avere a disposizione locali sufficientemente spaziosi per archiviare tutti i documenti e, una volta esaurito lo spazio a disposizione, sono costretti ad acquistare e affittare ulteriori locali per continuare il lavoro di archivio.

Mancanza di locali idonei

Il secondo problema più diffuso ha a che fare non con lo spazio a disposizione, ma con le caratteristiche dei locali destinati alla gestione dell’archivio cartaceo. È frequente che comuni e imprese archivino i propri documenti nei locali liberi che hanno a disposizione, come locali umidi, cantine e sottoscala, che però non hanno le dotazioni di sicurezza necessarie per una custodia sicura. Un locale per essere adibito ad archivio deve avere caratteristiche precise che riguardano le dimensioni e la portata, il materiale delle pareti, dei pavimenti e del soffitto, il livello di umidità, la temperatura e la luce, i sistemi antifurto e antincendio e gli arredi.

Costi elevati

Il terzo problema è connesso ai costi elevati che un’impresa o un comune deve sostenere per gestire internamente il proprio archivio cartaceo. In primo luogo dobbiamo considerare i costi legati alla manutenzione dei locali: parliamo quindi dei costi per l’affitto o l’acquisto dei magazzini, per l’installazione dell’impianto antincendio o antintrusione, per il servizio di videosorveglianza ecc. In secondo luogo dobbiamo prendere in considerazione il costo del personale che deve occuparsi della gestione dell’archivio cartaceo a tutto tondo: creazione, organizzazione, archiviazione e ricerca dei documenti. Non dimentichiamo che, una volta esternalizzata la gestione dell’archivio, il personale può occuparsi di altre attività.

Difficoltà di gestione

Il quarto problema riscontrato con maggiore frequenza riguarda la difficoltà e le tempistiche necessarie per organizzare, archiviare e ricercare i documenti cartacei. In primo luogo è fondamentale adottare un sistema di catalogazione e archiviazione efficace e in grado di garantire la massima sicurezza in termini di privacy. In secondo luogo è necessario porre molta attenzione perché quando si ha a che fare con la carta è più facile commettere errori o smarrire i documenti.

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PROCESSO

La soluzione: esternalizzare la gestione dell’archivio cartaceo.

Il nostro servizio di gestione degli archivi cartacei si rivolge sia ad imprese ed enti privati sia a comuni ed enti della pubblica amministrazione che hanno la necessità di affidare all’esterno l’archiviazione, la conservazione e la gestione del proprio patrimonio documentale.

L’iter di lavorazione è articolato nelle seguenti fasi:

Trasloco
Durante la prima fase del processo ci rechiamo presso la sede del cliente (impresa o comune) per prelevare l’intero patrimonio documentale cartaceo. Il materiale prelevato, viene trasportato nel nostro archivio centralizzato di Rivoli grazie all’utilizzo di idonei contenitori contrassegnati da etichette identificative univoche per assicurare che nessun documento venga smarrito tra il prelievo e la ricollocazione nel nostro archivio. Inoltre, il nostro servizio di gestione archivi cartacei comprende il ritiro di tutti i documenti accumulati e ormai obsoleti che devono essere destinati al macero sollevando il cliente dal compito di doverli smaltire in modo autonomo.
Inventario
Nella seconda fase del processo il materiale cartaceo, prelevato dal committente e ormai giunto nel nostro laboratorio, viene controllato dai nostri operatori e censito in un database di archivio. Durante l’inventario per ogni unità prelevata vengono registrati gli estremi identificativi come concordato in precedenza con il cliente (es: tipo documento, anno, descrizione del faldone). In alcuni casi è possibile censire non solo i faldoni, ma anche i singoli fascicoli contenuti all’interno.
Custodia
La terza fase del processo, quella più lunga, consiste nella gestione e custodia di tutto l’archivio cartaceo negli scaffali del nostro archivio centralizzato di Rivoli. Annualmente viene condiviso con il cliente il riepilogo dei documenti giacenti e spesso viene concordato il macero periodico dei documenti diventati obsoleti. Le unità da macerare, una volta selezionate ed estratte dall’archivio, vengono ritirate da aziende specializzate che garantiscono la tutela del dato anche nelle fasi di macero.
Evasione delle ricerche
La quarta ed ultima fase consiste nell’evasione delle richieste dei documenti ricevute dall’impresa o dal comune e inoltrate ai nostri operatori. Infatti, il cliente (impresa o comune) che affida all’esterno l’archiviazione e la conservazione del proprio patrimonio documentale ad un certo punto avrà bisogno di consultare un documento perché richiesto da un cittadino (nel caso di un comune) o per lo svolgimento di un’attività (nel caso di un’impresa). Una volta identificati i documenti da consultare, il cliente può inviare la richiesta ad Euroged con tre diverse modalità: richiesta telefonica, via mail, via portale web. Indipendentemente dalla modalità selezionata, la domanda di documenti che perviene al nostro ufficio archivio viene evasa nel più breve tempo possibile. Una volta ricevuta la richiesta i nostri operatori scansionano i documenti richiesti e li inviano al cliente in modalità telematica. Quando la richiesta è molto corposa o quando il cliente ha la necessità di entrare in possesso dei faldoni nella versione cartacea, organizziamo il trasporto del materiale utilizzando sia mezzi propri sia corrieri.

Il nostro locale archivio centrale

Il nostro locale archivio di Rivoli è un deposito attrezzato con le necessarie dotazioni di sicurezza:

Sicurezza antincendio

All’interno del locale è presente un impianto di spegnimento ad aerosol. In caso di evento, il sistema si attiva disperdendo particelle condensate di potassio e gas inerti in grado di spegnere l’incendio senza danneggiare il patrimonio documentale archiviato.

Sicurezza antintrusione

All’interno del locale è presente un impianto di antifurto collegato a un servizio di pattugliamento notturno e a un impianto di videosorveglianza monitorato dalla centrale dell’istituto di sorveglianza.

Sicurezza per la privacy

I nostri locali sono presidiati da personale Euroged autorizzato e i documenti sono custoditi in modo da garantire l’anonimato e la tracciatura degli accessi.

VANTAGGI

Gestione archivi cartacei Euroged: i vantaggi

Il nostro servizio di gestione degli archivi cartacei ha i seguenti vantaggi:

Recupero degli spazi

In primo luogo il cliente (impresa o comune) che affida all’esterno la gestione e la custodia del patrimonio documentale libera i propri locali destinati all’archivio cartaceo che possono essere così adibiti a nuove attività. Inoltre, il cliente si svincola dal compito di cercare nuovi spazi per la custodia dei documenti (una volta saturato lo spazio a disposizione) o dal compito di mettere in sicurezza i locali per renderli idonei.

Riduzione dei costi

In secondo luogo i costi si riducono. Il cliente non deve più sostenere i costi per l’affitto o l’acquisto dei magazzini, per la manutenzione degli spazi, per l’installazione degli impianti antincendio e di videosorveglianza e per il personale incaricato di archiviare, catalogare e ricercare i documenti.

Riduzione dei tempi

Il terzo vantaggio consiste nella riduzione dei tempi di gestione documentale. Affidando all’esterno i compiti di archiviazione, catalogazione e ricerca dei documenti, il personale dell’impresa o del comune potrà dedicarsi allo svolgimento di altre attività. Il suo unico compito rimarrà quello di inviare le richieste ai nostri operatori per poi ricevere i documenti richiesti.

Riduzione dei rischi

Il quarto vantaggio ha a che fare con la riduzione dei rischi. Grazie ai nostri magazzini dotati di tutti i sistemi di sicurezza, il cliente riduce al minimo il rischio di incidenti e imprevisti, mentre grazie al nostro personale qualificato viene garantito il rispetto della privacy e della sicurezza dei dati.