DESCRIZIONE

Proteggere e custodire nel tempo gli archivi di dati e documenti informatici

La conservazione digitale a norma è la procedura finalizzata a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di dati e documenti informatici. I documenti nativi digitali, al pari dei documenti cartacei, devono infatti essere archiviati e messi al sicuro, e devono essere accessibili e consultabili nel corso degli anni. 

Per far sì che queste condizioni si verifichino è quindi necessario avviare un processo di conservazione digitale a norma di legge che si pone non solo l’obiettivo di garantire ai documenti informatici il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità e immodificabilità, della datacertazione, ma anche quello di assicurare l’accesso, la reperibilità, l’affidabilità e la leggibilità in un contesto di relazioni e descrizioni archivistiche.

LINEE GUIDA

Le linee guida AgID per la conservazione digitale dei documenti

Le procedure da seguire per avviare il processo di conservazione digitale dei documenti vengono definite dall’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – che, attraverso le sue linee guida, definisce le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la conservazione digitale dei documenti informatici

Le nuove linee guida sono entrate in vigore a gennaio 2022 e definiscono nel dettaglio: 

i formati idonei per la conservazione dei documenti informatici;

i metadati obbligatori da associare ai file; 

ruolo e compiti della figura del responsabile della conservazione digitale

i ruoli e le responsabilità delle figure coinvolte nel processo di conservazione

conservazione digitale

A tal proposito è utile specificare che il processo di conservazione prevede infatti il coinvolgimento di diverse figure che hanno compiti e responsabilità ben definite. Tra questi troviamo:

  • responsabile

    Titolare dell’oggetto della conservazione digitale

    E’ il soggetto obbligato alla conservazione dei documenti ed è responsabile del contenuto dei documenti informatici (ad esempio, il titolare è l’azienda che vuole conservare i propri documenti).

  • responsabile

    Produttore dei pacchetti di versamento (PDV)

    E’ il soggetto responsabile della creazione e del trasferimento del pacchetto di versamento al sistema di conservazione ed è responsabile della verifica del buon esito. Può coincidere con il titolare dei documenti oppure può essere delegato a un soggetto terzo.

  • responsabile

    Responsabile della conservazione

    Definisce e attua le politiche complessive e governa il processo di conservazione digitale con piena responsabilità e autonomia. Può essere una persona fisica che opera presso il titolare oppure può essere un soggetto esterno all’organizzazione.

  • responsabile

    Utenti autorizzati

    Coloro che possono richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per consultare le informazioni di interesse.

Scopri cosa possiamo fare per la tua azienda!

PROCESSO

Conservazione digitale dei documenti Euroged

Il nostro servizio di conservazione digitale si rivolge sia alle imprese sia agli enti della pubblica amministrazione che hanno la necessità di mettere al sicuro e conservare, secondo le linee guida definite dall’AgID, documenti informatici di diversa tipologia.

La nostra soluzione consiste nell’inoltro di documenti informatici e flussi PEC verso alcuni conservatori accreditati AgID, ossia soggetti ai quali l’Agenzia per l’Italia Digitale ha riconosciuto il possesso dei requisiti necessari, in termini di sicurezza e qualità, per lo svolgimento dell’attività di conservazione dei documenti informatici.

Il processo definito è coerente con il modello concettuale proposto dalla normativa vigente e garantisce l’accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Come previsto dall’AgID il ruolo centrale nell’iter di lavorazione spetta al Responsabile della Conservazione, che opera per conto del titolare del dato e può essere sia una figura interna sia una figura esterna, singolo professionista o operatore economico.

 

I principali punti di forza del processo di conservazione digitale a norma sono:

  • valore_probatorio

    Valore probatorio

    Il valore legale del documento informatico viene garantito nel tempo

  • conservazione_digitale

    Sicurezza

    Il nostro servizio di conservazione digitale assicura massima affidabilità e protezione

  • messaggi

    Opponibilità

    In caso di contenzioso i documenti digitali sono opponibili verso terzi

  • responsabile

    Controllo della filiera

    Grazie alla presenza del Responsabile della Conservazione l’intero iter è soggetto a un controllo pieno e totale

  • workflow

    Immodificabilità

    Il documento informatico ovunque esso sia, resta invariato nel tempo

  • consegna

    Rapida esibizione

    In caso di audit, i documenti conservati digitalmente a norma possono essere consultati ed esibiti più rapidamente, senza perdere tempo inutilmente