Conservazione digitale a norma

La conservazione digitale a norma dei documenti è la procedura finalizzata a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di dati e documenti informatici. I documenti nativi digitali, al pari dei documenti cartacei, devono infatti essere archiviati e messi al sicuro, e devono essere accessibili e consultabili nel corso degli anni. 

Per far sì che queste condizioni si verifichino è quindi necessario avviare un processo di conservazione digitale a norma di legge che si pone non solo l’obiettivo di garantire ai documenti informatici il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità e immodificabilità, della datacertazione, ma anche quello di assicurare l’accesso, la reperibilità, l’affidabilità e la leggibilità in un contesto di relazioni e descrizioni archivistiche.

Le procedure da seguire per avviare il processo di conservazione digitale dei documenti vengono definite dall’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – che, attraverso le sue linee guida, definisce le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la conservazione digitale dei documenti informatici. 

Le nuove linee guida sono entrate in vigore a gennaio 2022 e definiscono nel dettaglio: 

– i formati idonei per la conservazione dei documenti informatici;

– i metadati obbligatori da associare ai file; 

– ruolo e compiti della figura del responsabile della conservazione digitale

– i ruoli e le responsabilità delle figure coinvolte nel processo di conservazione

A tal proposito è utile specificare che il processo di conservazione prevede infatti il coinvolgimento di diverse figure che hanno compiti e responsabilità ben definite. Tra questi troviamo:

Il nostro servizio di conservazione digitale dei documenti si rivolge sia alle imprese sia agli enti della pubblica amministrazione che hanno la necessità di mettere al sicuro e conservare, secondo le linee guida definite dall’AgID, documenti informatici di diversa tipologia.

La nostra soluzione consiste nell’inoltro di documenti informatici e flussi PEC verso alcuni conservatori accreditati AgID, ossia soggetti ai quali l’Agenzia per l’Italia Digitale ha riconosciuto il possesso dei requisiti necessari, in termini di sicurezza e qualità, per lo svolgimento dell’attività di conservazione dei documenti informatici.

Il processo definito è coerente con il modello concettuale proposto dalla normativa vigente e garantisce l’accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Come previsto dall’AgID il ruolo centrale nell’iter di lavorazione spetta al Responsabile della Conservazione, che opera per conto del titolare del dato e può essere sia una figura interna sia una figura esterna, singolo professionista o operatore economico.

I principali punti di forza del processo di conservazione digitale a norma sono: