PecOrganizer, il gestionale pec più completo e performante, ha aiutato Ascopiave a risolvere i principali problemi di gestione delle pec:
- sapere con certezza chi legge le pec in azienda
- smistare le pec tra uffici diversi proteggendo la sicurezza dei dati
- creare un archivio centralizzato di tutte le caselle e di tutti i messaggi pec
L’obiettivo era garantire agli organi di controllo e direzionali che tutti i messaggi fossero correttamente gestiti e conservati evitando così una gestione errata e non sicura delle pec.
Il Gruppo Ascopiave
Il Gruppo Ascopiave è l’azienda di riferimento nelle regioni Veneto, Friuli Venezia-Giulia e Lombardia per la distribuzione e vendita di gas naturale, energia elettrica e acqua.
Grazie a una rete che si estende per più di 12.000 chilometri, il Gruppo Ascopiave fornisce il servizio a circa 775.000 utenti distribuiti in circa 268 comuni del Nord-Italia.
Attraverso la valorizzazione del proprio portafoglio di concessioni e attraverso un accrescimento costante delle proprie competenze tecniche, manageriali e professionali il Gruppo ha l’obiettivo di consolidare il proprio ruolo a livello regionale e di affermare la propria attività anche a livello nazionale.
I problemi pec di Ascopiave
Come per molte altre aziende, anche in Ascopiave la pec era ormai diventata un grosso problema da risolvere perché i messaggi che arrivavano alle decine di caselle aziendali erano sempre più numerosi e molte comunicazioni venivano perse o non prese in carico a causa degli inoltri interni.
Il reparto IT si è fatto carico di trovare una risposta alle tante lamentele che arrivavano ormai da tutti gli uffici e in particolare dalla Direzione.
Le principali esigenze di gestione delle pec erano:
- garantire il controllo totale dei messaggi in entrata e in uscita
- garantire la gestione ottimale di un gruppo significativo di utilizzatori
- controllare gli accessi alle caselle pec installate
- avere a disposizione un backup centralizzato senza limiti di spazio
- assicurarsi la presa in carico delle richieste contenute nelle comunicazioni affinché niente venisse trascurato o non gestito
I criteri di selezione
Ascopiave ha quindi deciso di avviare una ricerca per trovare il gestionale pec più adatto alle proprie esigenze.
In particolare, cercava un software in grado di:
- garantire la gestione centralizzata del flusso pec aziendale
- migliorare l’organizzazione delle caselle, dei messaggi e delle utenze
- assicurare il controllo degli utenti, delle autorizzazioni, delle attività e dei log
- permettere l’archiviazione centralizzata dei messaggi
- introdurre i messaggi pec nel workflow aziendale
Come mai Ascopiave ha scelto PecOrganizer?
Ha scelto PecOrganizer per:
- le funzionalità
- la semplicità di utilizzo
- la migliore ergonomia
Ascopiave ha valutato molto positivamente anche la disponibilità da parte del nostro team di sviluppo di integrare le funzioni di PecOrganizer con i software aziendali esistenti.
Era il 2014 ed iniziava il percorso di gestione delle pec in Ascopiave.
Dalle pec alle mail ordinarie
Ascopiave ha apprezzato le funzionalità di PecOrganizer al punto da voler estendere i vantaggi e le peculiarità anche alle caselle di posta elettronica ordinaria.
È stata così creata una seconda installazione parallela in cui sono state configurate 100 caselle di mail ordinaria. Molte di queste vengono utilizzate da applicativi software gestionali per generare avvisi (ad esempio avvisi di scadenza contratto) che vengono poi spediti attraverso la mail ordinaria ai clienti privati che non sono in possesso di PEC.
Il vantaggio è avere a disposizione un “postino virtuale” che recapita e custodisce i messaggi in un archivio centralizzato.
I responsabili informatici possono verificare facilmente gli esiti delle spedizioni con interrogazioni e report.
È inoltre disponibile un archivio che funge da certificatore dell’evento e della data di spedizione.
Ascopiave e PecOrganizer oggi
Dopo 6 anni di utilizzo, la soddisfazione di Ascopiave per PecOrganizer è sempre ottima.
Oggi PecOrganizer è utilizzato per gestire 270 caselle pec e 100 caselle di mail ordinaria.
In tutto possono usare il software fino a 200 utenti.
Durante il 2020 abbiamo attivato le funzionalità di protezione delle pec dalle minacce informatiche, attivando i moduli Spam Detector e VirusDetector.
